時差出勤 勤怠管理。 テレワーク、時差出勤、時短、フレックス...勤怠管理のよくある3つの悩みとは?

新型コロナウィルス感染症に対する勤怠管理での対応事例

時差出勤 勤怠管理

GPS打刻とはどのようなものか 1-1. 勤怠管理システムのGPS打刻機能とは GPS打刻とは、従業員が外出先などから携帯電話・スマホを利用して位置情報とともに出退勤の打刻をおこなう方法です。 携帯電話やスマホなどはGPS機能で位置情報を取得できますが、勤怠管理システムのGPS打刻機能はそのスマホなどで打刻した位置情報と時間を出退勤の情報として記録します。 システムの管理画面ではその打刻された位置情報と時刻が表示されるので、管理者は各従業員のデータを月単位などで毎日簡単に確認できるわけです。 つまり、GPS打刻機能を利用すると、 従業員が外出した出先の『どこ』で、『いつ』出退勤したかという情報が、いつでも正確に掴めるようになります。 また、従業員が訪問先や出張先などでGPS打刻すれば、システムにその打刻した位置と時間が記録されるため 事務所へ帰ってからの自己申告の手間もかかりません。 1-2. GPS打刻機能の内容と利用方法 GPS打刻の基本特性とは何か GPS打刻をおこなうと、 実際に 「どこで打刻をしたのか」という事実が記録されるため、正確な出退勤の報告が可能となります。 従業員の自己申告による出退勤の報告では曖昧さや不正確さを伴う可能性がありますが、GPS打刻ならそれらを排除できるとともに不正報告の防止も可能です。 GPS打刻の操作性は簡単で従業員のスマホなどで利用できる GPS打刻の操作画面はわかりやすいものが多く、PCなどの機器操作が苦手な従業員でも簡単・気軽に利用できます。 GPS打刻方式の勤怠管理システムは、 従業員の所有する携帯電話やスマホが一般的に利用されます。 つまり、多くの場合GPS打刻の利用にあたり新たな端末などの導入は不要です。 また、運営事業者の情報システムをインターネット経由で利用してGPS打刻することが多く、その場合は事業所においても高額な情報システムの導入も通常必要ありません。 なお、運営事業者の勤怠管理システムによっては携帯電話などの対応機種が異なり、特定の機種では利用できないケースもあるので確認が必要です。 GPS打刻の採用に適した業種・職務は何か 外出先でも正確かつ簡単に出退勤の打刻がでるGPS打刻は、営業職員、配送職員、訪問看護職員、直行直帰などの多い職種などに最適でしょう。 また、派遣先企業で勤務する従業員、イベント会場や臨時店舗など一時的な勤務場所で働く従業員などにも適しています。 GPS打刻のタイミングはどう設定するか GPS打刻をするタイミングは一般的に従業員の出退勤時です。 つまり、出退勤の「打刻時」だけを対象とした位置情報と時間の記録がおこなわれます。 GPS機能で常時監視するという方法も不可能ではないですが、過度の監視はプライバシーの侵害や従業員のモチベーションの低下につながりかねないので注意が必要です。 なお、個人のスマホなどでGPS機能を常時作動させる、就業時間以外で位置情報を収集するなどの行為はプライバシーの侵害に該当し民法709条の不法行為に抵触する恐れもあります。 また、従業員の士気を低下させずにGPS打刻を運用するには、システム導入の意義やメリットを従業員に説明し理解を得ることが重要になるでしょう。 GPS打刻する場所の事前登録もできる GPS打刻システムの種類によっては事前に移動先や外出先の住所を登録することも可能です。 また、運営事業者のシステムによっては、その 登録した場所でないと打刻できないシステムもあり、より正確な勤怠管理の実現が図れます。 GPS打刻機能のメリット GPS打刻機能の勤怠管理システムにより事業所外で働く従業員の勤務実態が毎日正確に記録され容易に確認できるため、経営上のさまざまな課題の解決に役立ちます。 GPS打刻は、タイムカードでの未記入の防止、勤怠管理の効率化、勤務実態に即した事業活動の改善、業績向上へ向けた取り組みなどの業務改善に有効なのです。 2-1. GPS打刻で勤怠管理の課題を解決する タイムカードの未記入(虫食い)防止と無駄なコストの削減ができる GPS打刻により毎日の出退勤データが確実に記録されるため、従来の タイムカードの打刻方式で起こりやすい 未記入の防止に役立ちます。 そのため管理部門では未記入のあった従業員に確認するような手間が減少し、毎月の勤怠管理業務が正確かつ効率的に実行されるわけです。 タイムカードで出退勤の打刻をしている場合、営業職などの外回りの従業員が直行直帰するとタイムカードへの打刻はできなくなってしまいます。 そうした場合、後日自己申告で出退勤を報告することになりますが、管理部門から督促されるまで放置されタイムカードが虫食い状態になることも珍しくありません。 この状態では勤怠管理業務が滞るため、管理部門はその担当者に確認したり、報告を督促したりと余計な業務を抱えることになるわけです。 しかし、GPS打刻機能を伴った勤怠管理システムを導入していれば、 タイムカードの打刻の虫食いを防止して無駄な確認作業をする必要がなくなり、集計の待ち時間も発生しません。 事業所外で勤務する従業員の勤務実態を正確に把握し適切な指示が出せる GPS打刻は、外出先の従業員、事務所外で勤務する従業員がいつ、どこで仕事をし始め、そして終えたかが正確に把握できるので各従業員の活動に即した指示が出しやすくなります。 営業、配送、訪問介護といった職種の場合、日報などで勤務状況が報告されるケースが多いですが、日報の提出がなかったり、遅かったりすると勤務実態の把握は容易ではありません。 また、報告が遅れるほど記憶が曖昧になり勤務内容が不正確になりかねないのです。 このような状態では経営者や管理職は部下の活動を正確に把握できず、業績向上や効率的な業務に向けた適切な指示を出すことは難しいでしょう。 しかし、GPS打刻のシステムなら、誰がいつどこで仕事を始め、終えたというデータをもとに従業員の活動状況は把握しやすくなります。 勤務実態から業務を遂行する場所・地域、回数、優先順位などが概ね把握できるため、業務の改善に向けた手立てが講じやすくなるわけです。 不正・虚偽報告の防止ができる GPS打刻すれば位置情報も記録されるため、実際にいない場所へ出勤したかのように思わせる不正報告が防止できます。 日報による出退勤の報告や単なるスマホ等の打刻では、実際にその場所に行っていなくても、別のところにいても出勤したかのようにする不正報告が可能です。 経営者としては従業員がそのような悪質な行為をしないと思いたいところですが、起こり得る問題なので発生を未然に防止する対策は重要といえます。 GPS打刻の場合は位置情報も記録され、その場所にいないと打刻できないので、移動しなかったり遅刻したりしても虚偽の報告ができません。 そのためGPS打刻機能は遅刻・早退などの防止に役立ち確実な業務の遂行を促してくれます。 残業時間の管理を適切におこなうことができる GPS打刻によりタイムカードの虫食い状態が防止できるため、各従業員の残業時間の把握は正確かつ容易になります。 また、管理者はいつでも管理画面で残業時間を確認できるので、残業時間の多い従業員に注意を促すことも容易です。 GPS打刻は残業時間の適切な管理を実現し、不要な残業時間及びそれに伴う人件費の増大を抑制するとともに従業員の残業による疲労も抑えてくれるでしょう。 2-2. GPS打刻を活用して業務改善を図る GPS打刻で直行直帰を拡大し業務効率の向上につなげる GPS打刻機能を活かして直行直帰を適切に実施していけば、 従業員の移動の負担が軽減されるとともに仕事の効率化も期待できます。 外回り主体の業務などで直行が自由にできない場合、一旦事務所に立ち寄りその後に訪問先へ出向くこととなり時間のロスに繋がります。 また、遠方の出先から定時以降に帰社すると、事務処理などで残業するケースが増え人件費とともに従業員の疲労も増大しかねません。 直行直帰が申請によりできる場合でも申請が遅れると直行直帰の機会を失い、結果として事務所経由の外出と定時以降の帰社というケースになってしまいます。 しかし、GPS打刻なら出退勤が正確に記録されるので、経営者・管理職としても従業員の直行直帰を安心して進められるはずです。 また、スマホ等から直行直帰や出張などを申請できるようにしておけば、従業員も必要に応じて手軽に直行直帰がおこなえます。 直行直帰が適切に利用され拡大すれば、 移動や時間のロスが少なくなり従業員の負担は軽減され業務の効率化も図れるわけです。 GPS打刻機能で得られるデータを活用して業績向上につなげる GPS打刻機能で得られる出退勤データと売上などのデータを照合して、従業員の活動方法や販売方法などの改善に役立て、業績向上へ結びつけることも可能です。 GPS打刻では直行直帰する従業員の活動実態 打刻位置情報 が管理画面で毎日確認できます。 どの従業員がどの地域に多く出かけているのか、訪問先に偏りはみられないか、重要な顧客への訪問頻度は少なくないか、といった確認が毎日簡単にできるわけです。 また、 活動実態と売上データなどの業務成果とを結びつければ、成果に応じた活動地域や訪問先の変更、それに対応するための人員変更、活動や販売方法の改善に繋げられます。 さらに他の従業員の活動や売上が特定の地域に集中している場合などでは増員や新たな拠点設置の必要性など事業の拡大に向けた経営課題の抽出にも役立つでしょう。 まとめ GPS打刻機能のある勤怠管理システムは従業員が出先から出退勤データを位置情報とともに送信できるので正確な勤怠管理が実現と、経営・人事上の課題解決に役立ちます。 GPS打刻により正確な勤務実態が報告・記録されるので、タイムカードでの未記入や管理部門の確認作業がなくなり勤怠管理は効率化され、管理コストの削減も可能です。 また、GPS打刻は位置情報を伴うので日報や電話報告だけでは発生の恐れのある不正・虚偽報告がなくなり、遅刻や早退の防止の役目も果たします。 ほかにも管理者は打刻情報(位置情報)を簡単に確認できるので、非効率な訪問や販売活動などの問題発見やその改善に役立てることも可能です。 さらに正確な勤務実態と業績データと照合して、より効果的な活動、増員、販売地域の変更・拡大、新拠点の設置など経営レベルの課題解決に繋がるというメリットもあります。 【関連記事】.

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新型コロナウィルス感染症に対する勤怠管理での対応事例

時差出勤 勤怠管理

[株式会社バルテック] 「MOTクラウド勤怠管理システム」は新機能として1日単位で出勤時間を変更できる「時差出勤」機能を開始いたします。 新型コロナウイルス感染症の拡大防止の為、「時差出勤制」が広く実施されております。 「時差出勤制」とは、1日の所定労働時間は変えずに、決められた出退勤時間パターンから社員が選択し、日単位で変更できる勤務形態であり、1日の労働時間を変更せず通勤ラッシュを避けることが出来ます。 この度、スマートフォン、パソコンからの打刻に対応したクラウド勤怠管理システム「MOTクラウド勤怠管理システム」に時差出勤機能を新たに提供致します。 「時差出勤制」とは、1日の所定労働時間は変えずに、決められた出退勤時間パターンから社員が選択し、日単位で変更できる勤務形態です。 フレックスタイムの場合、コアタイムを含む規定の時間を守れば就業時間の短縮も可能ですが、時差出勤の場合、1日の労働時間は変わりません。 東京都 時差Biz運営事務局が平成30年7月27日 金 ~9月7日 金 に行ったアンケート結果によると、時差Biz期間中の取組内容としてテレワークやフレックスタイムを抜いて時差出勤が最も多いことから緊急事態宣言解除後も時差出勤を続ける、もしくは新たに開始する企業も多いと考えられます。 5時間(間に休憩1時間)と決められている場合、9時30分~18時、10時~18時30分、10時30分~19時といった勤務パターンを用意し、その中から社員自身が合うものを選ぶことができます。 どのパターンを選んでも勤務時間総量は変わりません。 GPSによる位置情報登録に対応しているため、直行直帰や在宅勤務にも利用できます。 ビジネスフォンと同等の機能を備え、スマートフォンやパソコンから会社番号発信、CTIが可能になり、在宅勤務・テレワークにも活用していただけます。

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時差出勤について

時差出勤 勤怠管理

通勤時間をずらすことで交通混雑を緩和できるとして、大企業などを中心に取り組みが進んでいる「時差出勤」。 2020年夏に開催を控えた東京オリンピックによる交通機関への影響を懸念し、その対策の一つとして今後導入したいと検討している企業もあるのではないだろうか。 時差出勤を導入する際、人事総務担当者としては、企業におけるメリットを理解しスムーズな運用をすることが求められる。 今回は、時差出勤が注目されている理由や導入することで得られるメリット、導入時に注意すべきポイントを見ていく。 実際に、時差出勤とはどのようなワークスタイルなのだろうか。 ここでは、時差出勤が注目されている理由やフレックスタイムとの違いについて見ていこう。 時差出勤制度とは 時差出勤とは、従業員が勤務時間を自由に選択できる制度だ。 導入方法にはいくつかあるが、一般的には「8時~17時」「10時~19時」など、企業が定めるいくつかの始業および終業時間の中から、社員自身が自分の生活スタイルに合わせて選ぶことができる。 企業が定める1日の実労働時間を守る範囲で出退勤時間を選択するため、基本的には、時差出勤を導入しても1日の労働時間や月の総勤務時間に変わりはないだろう。 時差出勤が注目される理由 時差出勤が注目されている理由の一つとして、2020年夏に実施される東京オリンピック、パラリンピックの影響が挙げられる。 大会時に想定される交通混雑を回避する施策としても推奨されており、2019年夏には、都庁や首都圏の企業においても大規模なテスト導入と検証が行われた。 また、導入の際に業種や職種が限定されやすいテレワークと比べ、さまざまな企業で取り入れやすいという面からも注目が集まっていると言えそうだ。 フレックスタイムとの違い フレックスタイムは「年」「月」「週」単位で勤務時間が定められている。 コアタイムやフレキシブルタイムなど、一定のルールを設ける企業もあるが、定められた勤務時間を守ればスケジュールの組み方は自由だ。 出退勤時間を社員にゆだねるため、より自由で柔軟な働き方を実現することを目的とした制度と言えるだろう。 一方、時差出勤は1日の労働時間を定めるのはあくまで企業であり、社員はその範囲内で出退勤時間を選択することになる。 交通混雑を回避するためにつくられた制度であり、フレックスタイムとは目的が異なる点も踏まえておきたい。 <関連記事> 時差出勤を導入する3つのメリット 時差出勤を導入することによって、企業や社員にとってどのような効果があるのだろうか。 ここでは、期待できるメリットを見ていく。 時差出勤を導入することで、社員はラッシュ時を避けて通勤することが可能となり、ストレスの軽減にもつながる。 毎朝のストレスから解放されることで日中の業務に注力しやすくなることも期待できそうだ。 会社全体で見れば、社員ひとり一人のストレス軽減によって、少なからず生産性がアップするケースも考えられるだろう。 その時間を、資格取得や自己啓発の時間に充てることも可能だ。 社員がスキルアップすることで、それを仕事に活かせる場合もある。 本人だけでなく企業にとっても有益な時間と言えそうだ。 育児や介護などの都合で短時間勤務を選択するしかなかった社員がいた場合、始業と終業の時間調整が可能になることで長時間勤務が可能となるケースもあるだろう。 送迎や通院など育児や介護との両立がしやすくなることで、ライフワークバランスの向上も期待できそうだ。 時差出勤を導入する際に注意すべきこと3つ 時差出勤を社内制度として導入する際には、社員が混乱しないためにも、就業規則に選択可能なすべての「始業時刻」「終業時刻」を記載するなど、事前の準備が欠かせない。 また、トラブルにつながらないよう運用することも重要だ。 ここでは、時差出勤の導入において注意すべきポイントを紹介する。 「一定の時間帯に必ず多忙となることが予想される部署」「来客、電話対応を必要とする部署」「顧客の営業時間と社員の勤務時間にずれが生じる」など、自社の各部署における業務内容をしっかりと理解し、導入方法とその対象者を検討することが重要だ。 時差出勤に適さない部署や社員がいる場合、交代制のシフトを指定するなど不公平感が生まれないよう配慮したい。 深夜労働や実労働時間の把握、残業代の計算など、正確に勤怠を管理できる仕組みも考えておくと良いだろう。 早朝出勤など、時差出勤に慣れないうちは、社員が生活リズムを崩してしまうケースも考えられるため、健康や体調への配慮も忘れずにしよう。 この場合、コミュニケーション不足が発生する可能性があることも念頭に置き、業務上不都合が生じないよう対策をとることも必要だ。 時差出勤対象者だけでなく、他の社員でも対応できるように業務を平準化、マニュアル化するなどの対策も効果的だろう。 まとめ 時差出勤を導入することで、社員が感じる通勤の負担やストレスが軽減されるだけでなく、企業においても生産性の向上などさまざまな効果が期待できそうだ。 一方、労働時間の管理がしにくくなる、コミュニケーションが不足するといったリスクが生じる可能性もあるため、十分な対策を考えておく必要もあるだろう。 また、2020年に開催される東京オリンピックの影響として危惧される交通機関の大混雑を踏まえ、時差出勤を対策の一つとして検討するのも良いかもしれない。 自社に適した時差出勤のスタイルを検討し、スムーズな導入を目指してみてはどうだろうか。 (参考:) (参考:) <関連記事>.

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