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1 社内ポータルサイトとは 社内ポータルサイトは、ポータル（入り口）の意味する通り、企業内のさまざまな情報とアクセスできる役割を持ったサイトのことです。 一般的なポータルサイトのイメージとしては、「 Yahoo! 」や「 Google」などの検索エンジンが当てはまります。 企業規模が大きかったり、部署が多かったりすると、社内の情報管理が複雑化します。 社員間の情報共有を円滑に行うためには、社内ポータルサイトの存在が欠かせません。 また、社内のネットワークからしか閲覧できないようアクセス制限をかけることもでき、社外への情報漏洩を防止します。 中でも便利な 3つの機能をご紹介します。 ・各種マニュアルの集約機能 業務上の資料やプロジェクトの進行管理状況、各種福利厚生の情報など、社内のさまざまなデータを社内ポータルサイト上に集約することで、迷わずに短時間で必要な情報のアクセスできます。 ・ワークフローの申請機能 申請書など各種申請を行う際のワークフローも、社内ポータブルサイトに組み込むことができます。 交通費の精算など、ワークフローのシステム上で一元化されるため、スムーズな決済を可能にします。 手書きの書類やメールでのやり取りを行う場合よりも迅速に申請でき、ペーパーレス化も実現可能です。 ・コミュニティ機能 社内のコミュニケーションの場として、コミュニティ機能があります。 社員同士が業務や関心のあることに対して情報を共有。 コメント機能を生かした積極的なコミュニケーションを実現するなど、社内 SNSのような使い方が可能です。 2 社内ポータルサイトを運用する 5大メリット 社内ポータルサイトの運用により、多くのメリットを享受できます。 社員にとっても日常業務にかける時間を短縮できるなど、スムーズな働き方を可能にするのです。 具体的には以下の 5つのメリットが期待できます。 情報伝達をスムーズにできる 2. 部署を超えた交流の実現 3. ペーパーレス化によるコストの削減 4. 経営層の意見を社員に共有できる 5. その点、すぐにアクセスできる社内ポータルサイトの場合、情報の拡散がスムーズに進みます。 朝礼やメールなどで閲覧するように伝達しましょう。 社員の一日の業務フローの中に、社内ポータルサイトの閲覧を加えておくと、各種情報の周知徹底がしやすくなります。 ミーティングやイベントなどで他部署のメンバーを集めたい時には、日程の調整や声かけの仕方など、何かと気を使いますよね。 社内ポータルサイト内の SNS機能やメッセージ機能を使えば、他部署への依頼をコメント一つで可能にします。 相手は任意のタイミングで閲覧でき、コメント機能を使って返信するだけなので、スムーズに伝達事項を伝えられます。 印刷にかかる時間の短縮や、ペーパーレス化による予算の削減に貢献できるでしょう。 業務量の見直しによって、より少ない人数で業務を回すことも可能になります。 社内 SNSや掲示板などの機能を持たせることで、社員同士のコミュニケーションの活性化が期待できます。 ミーティングで決まった内容を共有するなど、参加者以外への情報共有がスムーズに進みます。 不明点がある社員は質問が格納されている場所を閲覧するだけで、多くの疑問を解消できるはずです。 問い合わせの量を減らし、特定の業務への負担を減らすことができます。 3 社内ポータルサイトを作成・リニューアルする際の注意点 社内ポータルサイトを新規に作成する際や、すでにあるものをリニューアルする際に注意すべき点をご紹介します。 富士通株式会社の場合は、社内に 36ものポータルサイトが存在していたため、 1つに統合するために社内ポータルサイト「さびぷろ」を新設しました。 UXデザインを統一するなど、社員が使いやすいように設計しているのが特徴です。 社内ポータルサイトは利便性を考え、社内に 1つだけにしましょう。 操作性を高めるためには、サイトのデザインをわかりやすくするのが効果的です。 企業イメージに合わせたものや、企業理念に沿ったものなど、企業ごとに最適なデザインは異なります。 社員が使いやすいと思えるものでなければ、社内ポータルサイトの利用頻度を高めるのは難しいといえるでしょう。 以下の 3つの要素を押さえておくのがよいでしょう。 ・アクセス制限 社内からしかアクセスできなくしたり、指定の IPアドレスからのアクセスのみ許可したりと、社内ポータルサイトを社員だけが閲覧できるようにします。 ・添付ファイルの権限 社内ポータルサイトではデータの共有が可能ですが、ファイルごとに閲覧制限を設けることで、情報の漏洩を防ぎます。 ・社員のセキュリティ意識の向上 社外で不用意に閲覧するなど、情報漏洩に関わる状況を作り出さないためにも、社員にはセキュリティの意識を持ってもらうことが大切です。 定期的に啓蒙するようにしましょう。 社内ポータルサイトとウェブ社内報の構築により、日清食品ホールディングスとグループ企業間の情報共有が円滑になりました。 ウェブ上でのグループ報によって、グループ企業間の情報を迅速に共有できるようになっています。 今回ご紹介する三井住友トラスト･パナソニックファイナンス株式会社では、わずか 2ヶ月間で社内情報共有プラットフォームを刷新しました。 社内情報やスケジュールなどを一元化し、情報共有を促進。 社員一人ひとりの業務効率化を実現しています。 同社の社員は出勤後に社内ポータルサイトにアクセスし、メールの確認や社内決済などの業務に入るそうです。 東横インでは、「スタッフ全員が情報のインプット・アウトプットができる」「社内の業務プロセスの円滑化」「社内で運用を続けられる」という 3点を重視して社内ポータルサイトをリニューアルし、 2016年から運用しています。 ワークフローの整備にも重点を置き、ペーパーレス化を促進。 毎月 600件以上あった FAXでのやりとりを、すべて社内ポータルサイト上で行うようにしました。 また、動画コンテンツを DVDではなくポータルサイト上で配信するなど、さまざまなコスト削減を実現しています。 ディスカバリーズ株式会社の導入事例：株式会社東横インについてはこちら 5 社内ポータルサイトの作り方・サービス 7選 社内ポータルサイトを作成する際の、利便性の高いサービスを 7つご紹介します。 HTMLの知識は必要なく、パワーポイントのようにパーツを当てはめていくなど、直感的に作り上げることが可能です。 編集権限を他の社員に譲渡できるため、数人で同時に編集することができます。 細部まで細かく作り込むのには向いていないようです。 CMSという、 WEBの知識がなくても操作ができるため、必要な情報の作成や更新がかんたんに行えます。 無料で使える点も大きなメリットであり、運用コストを抑えたい場合におすすめです。 デザイン性やカスタマイズ性が高い WordPressですが、ある程度の HTMLの知識がなければ社内ポータルサイトの作成は難しいかもしれません。 ポータルサイトの作成を請け負う企業に依頼し、 WordPress上にサイトを構築。 更新を自社で行うという方法もあります。 オープンソースの CMSである XOOPS Cubeは高いカスタマイズ性を持ち、掲示板や記事の投稿機能など、社内ポータルサイト向きの機能を多く備えています。 拡張性が高く、社内ポータルサイトの方向性に合わせたカスタマイズが可能です。 無料でダウンロードできます。 CMSなので操作性が高く直感的に扱えるため、社内ポータルサイトの作成が比較的容易に行えます。 閲覧権限やワークフローなど、社内ポータルサイトに必要な機能が揃っているのが強みです。 自作するスキルがない場合は、「社内ポータルパッケージ」を導入することで、プロに作成を依頼することができます。 企業のカラーに合わせたデザインなど、インナーブランディングの強化をめざせます。 Office 365のツールの一つ、「 SharePoint Online」の活用で社内ポータルサイトの作成が可能になります。 CMSに近い操作性があり、一度枠組みを作ってしまえば社内で更新し続けられるでしょう。 社内 SNSとして機能する「 Yammer」など、同じ Office 365の機能を使って、充実した社内ポータルサイトを作成できます。 エクセルのデータやメールなどの情報を 1箇所に集約でき、社員が閲覧しやすい状況を作れます。 過去のデータは全文検索機能により、スムーズに検索できるのが強みです。 データを確認しながら複数人でのコミュニケーションが取れるため、別途ミーティングの時間を設けることなく意思決定ができるようになるでしょう。 不正アクセスへの防止対策が整っているので、社外でのリモートワークなどにも対応。 社員のさまざまな働き方に合わせた運用が可能です。 情報共有を促進し、社員の業務効率化をサポートします。 「 Global Doc（文書管理システム）」により、社内だけでなく、社外で仕事をしている社員が常に最新の情報を得られるのも強みです。 テレワークをしている社員や請負業務者との、スムーズな関係性を築けます。 ユーザーやグループ単位でアクセス権限を設定できるため、セキュリティ面も安心が持てます。 利用料金 要問い合わせ 問い合わせはこちら このような人におすすめ ・管理部門の問い合わせの省力化をめざしたい ・ HTMLの知識がなくてもページの作成や更新がしたい Global Portalはこちら 6. まとめ 社内ポータルサイトは企業情報を集約した入り口として、多くの社員の業務効率を向上させるために欠かせない存在になりつつあります。 社内ポータルサイトの運営によって、以下のような目的のために高い効果を発揮します。
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