エクセル データベース。 エクセルでデータベースの作り方(実用テンプレート)

【Excel】データベース作成の強い味方!エクセルの「フォーム」機能の活用テク

エクセル データベース

私たちは日々さまざまな情報を組織やチームでやりとりし、その情報から資料を作成し、分析・判断を行いながら業務を遂行しています。 この情報活用をいかにスムーズに行えるかが、仕事を効率的にこなせるかどうかの分かれ目です。 そのための有効な手段が組織で共有すべき情報をデータベース化しておくことです。 そして、データベース化する最も手軽な方法がエクセル(Excel)を活用することです。 エクセルデータベース(Excelデータベース)とは、エクセル(Excel)の機能を利用してだれもが簡単に作成できる、エクセルシート上に構築された表形式のデータベースです。 ところで「データベース」とはなんでしょうか。 データベースとはさまざまな情報を後で取り出しやすいように格納したデータの集まりです。 最も身近な例は住所録でしょう。 住所録では、氏名、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレス、会社名、本人との関係・・・等が取り出しやすいように関連付けられて格納されています。 氏名から住所や電話番号を参照するだけでなく、本人との関係、会社関係、友人、近所、年賀状送付の有無など、さまざまな条件で住所録を検索し、情報を絞り込むことができます。 さらに住所録を読み込んで年賀状の差し込み印刷などに活用することもできます。 エクセル(Excel)で住所録を作成するには、まず、住所録として管理する項目をシートの各列に割り当て、一行に一件ずつ各項目のデータを登録し、整然とした表形式にまとめます。 これで立派な住所録データベースです。 おそらくみなさんは、このような住所録をエクセルやその他のスプレッドシートで作成したことがあると思います。 そして、「なんだ、簡単じゃないか」、「そんなの、普通にやっているよ」とお思いでしょう。 そう簡単なのです。 そして、それがエクセルデータベースの最大の強みなのです。 「エクセル(Excel)は使えるけどアクセス(Access)はちょっと…」という人は多いのではないでしょうか。 本格的なデータベース作成では、さまざまな組織が長期間使えるように、データ項目ひとつひとつを注意深く選んで構造化する作業、いわゆるデータモデリングを行います。 また、データベースを利用するにはSQLなどの専用の言語の知識も必要になってきます。 それなりの専門知識が必要になってくるのです。 一方、エクセルデータベースはそこまでは考えません。 現場で目の前の仕事を自ら便利にするために、直感的に情報をまとめてすぐに使い始めるのです。 使いながら、不都合があればその都度修正していきます。 エクセルデータベースの登録や更新、検索や参照などに特別なプログラムは必要ありません。 エクセルの豊富な機能を利用してグラフや資料も簡単に作成できます。 ただ、エクセルデータベースを組織やチームの共有データベースとして使いこなすには少しだけコツが必要です。 ここからは、多くの人が慣れ親しんでいるエクセルを使って構築できるエクセルデータベースをチームで活用する方法について紹介します。 早速、エクセルデータベースを作成してみましょう。 ここでは、案件リストをデータベース化した、「案件管理データベース」を作成することとします。 「案件」とは、営業活動において発生する取引先との商談のことです。 営業活動ではこの「案件」を営業担当者任せにはせず、組織として効果的な営業活動に結び付けるために、「案件」を見える化し、マネージャーが適切に管理します。 これが案件管理です。 データベース化する項目を決める 案件管理のデータ項目はその組織が管理したい内容により変わり、多岐に渡りますが、ここではシンプルに、• 案件No. 案件名• 取引先名• 取引先担当者• 提案内容• 受注確度• 見積金額• 受注時期• 営業担当部署• 営業担当者• 対応状況• 最終対応日 とします。 案件管理データを表形式に配置し、書式、入力形式を設定する まず、新しいエクセルシートにデータベースの項目タイトルを各列に記入していきます。 なお、項目名やデータとそれ以外の情報(例えば、タイトル)との間は一行あるいは一列空けておきます。 これは、後でエクセルのテーブル化するときにデータ範囲を正しく自動検出するためです。 各項目のタイトルが入力し終わったらとりあえず、何件かデータを入力してみましょう。 入力したら各項目の書式を設定します。 [受注確度]や[営業担当部署]は、ドロップダウンリストから選択するようにすれば便利です。 ドロップダウンリストにすると入力の手間が省けるだけでなく、後で、検索や集計するときに表記の揺れがなく正確に抽出することができるからです。 例えば、[受注確度]は「受注、A、B、C、D、失注」の6つを登録します。 そして、[元の値]に別シートに作っておいたドロップダウンリストのセルの範囲を指定します。 これで、案件管理のエクセルデータベース作成の準備完了です。 これで、案件管理のエクセルデータベース Excelデータベース が作成されました。 ここからは、エクセルデータベースの便利な機能を紹介しましょう。 直前の行のセル属性引き継ぎ エクセルデータベースをテーブルとして定義する利点のひとつは、データを追加するときに、直前のデータの属性を引き継いでくれることです。 10件のデータを登録した案件管理データベースの一番左側のセルの案件No. に5件追加します。 すると追加された行の背景色が10件目までと同様に変わります。 背景色だけではありません。 数値項目や日付型の項目に設定した表示属性も引き継がれています。 さらに、ドロップダウンリストでの入力も引き継がれています。 ここでは使用していませんが、計算式などがあればそれも引き継がれます。 追加した行も含めてテーブル範囲、すなわちエクセルデータベースとして認識されるのです。 エクセルデータベース(Excelデータベース)の最大の特長は専門知識がなくとも誰でも簡単な操作で必要な情報をデータベース化できることです。 IT部門に依頼することなく、思い立ったらすぐに現場で対応できるのです。 そして、もうひとつの特長はエクセルの豊富な機能を直接活用できることでしょう。 前項で紹介したフィルター、ピボットテーブルやグラフ機能で素早く情報をわかりやすい形式で表示することができます。 さらに、その情報を使った定型、非定型の報告資料作成にもエクセルデータベースは威力を発揮します。 ただし、グループやチームなどで共有データベースとして活用する場合は、注意が必要です。 例えば、エクセルデータベースのファイルをコピーして資料を作成すると、最新のデータに更新するときに、必要なデータをいちいちコピー&ペーストしなければなりません。 また、複数の人が同時にエクセルファイルを更新することはできません。 誰かが開きっぱなしにしていると、誰が開いているかもわからず、ずっと待たなくてはならないのです。 そこで、ここでは、エクセルデータベースを共有データベースとして活用するために、エクセルデータベースを直接開かず、別のシートから参照して活用する方法を紹介します。 エクセルデータベースにわかりやすい名前を付ける まず、作成した案件管理データベースのテーブル名をわかりやすいものに変えましょう。 テーブルを選択して上部メニューの[デザイン]のタグの左端のプロパティでテーブル名を変更します。 変更前は例えば「テーブル2」のような名前になっています。 ここでは「案件管理DB」とします。 名前を変更したら保存して閉じます。 エクセルデータベース(Excelデータベース)は非常に手軽でさまざまなシーンで活用できる優れものですが弱点もあります。 最大の弱点は複数の利用者がデータを同時に登録・更新できないことです。 もともと、デスクトップのオフィスソフトであるエクセルは個人で利用することを想定しています。 従って、誰かひとりでもエクセルファイルを開いている間は他の人は登録・更新できません。 また、更新する人はすべてのデータを更新可能なので、間違って他部署のデータを変更してしまうリスクもあります。 これを回避するために、例えば、案件管理データベースでは、営業担当者毎にエクセルデータベースを分けて登録・更新するようにします。 更新の都度、エクセルシートを送付し、それを受け取った担当者がマージしてひとつのエクセルデータベースに統合するのです。 ただし、この方法だと手間がかかるので、どうしても更新頻度が少なくなり、最新の情報が得られにくくなります。 また、エクセルデータベースは社内の他システムとリアルタイムに連携することも苦手です。 このような弱点を解消するにはPostgreSQL、SQLServer、Oracleといった本格的なデータベースシステムで構築すればいいのですが、その場合、IT部門が主体となった開発が必要となります。 予算と期間もかかるでしょう。 そもそも、エクセルデータベースは現場が自力でデータベースを構築できる手軽さ、簡単さ、機敏さが最大の特長でした。 本格的なシステム開発をするには予算が合わない、間に合わないような業務の効率化に使われている場合が多いのです。 IT部門によるシステム開発は有効な解決方法にならないでしょう。 そこで、登場するのがWebデータベースです。 エクセルデータベース(Excelデータベース)の弱点をIT部門に頼らず、現場で解決できる方法のひとつがエクセルデータベースをWebデータベース化することです。 Webデータベースとは本格的なデータベースシステムとブラウザーからデータ入出力ができるWebアプリがセットになったもので、ブラウザーさえあれば誰でもどこからでも使えるデータベースです。 その最大の特長はITの知識や技術がなくても、簡単にデータベースを構築し、登録されたデータを活用することができることです。 エクセルファイルをいちいちマージすることもなくなります。 それでは早速、エクセルデータベースをWebデータベース化してみましょう。 Webデータベースとしては楽々Webデータベースを利用しました。 楽々Webデータベースはクラウドサービスで、無料で2か月程度トライアルできます。 エクセルデータベースから楽々Webデータベースを作成する まず、楽々Webデータベースにログインし、HOME画面で[+新しいアプリを作成]を選択します。 自動生成されたWebアプリはそのまま使うこともできますが、さまざまなカスタマイズが可能です。 画面レイアウトを好みに編集したり、入力チェックを追加したり、また、登録や更新があった場合に関係者にメール通知するなどの処理を、簡単な設定だけでノンプログラミングで追加することができます。 エクセルファイルでデータの更新を行う 簡単なデータの登録や更新、あるいはデータの参照はWebアプリで十分です。 しかしながら、データの分析やまとまったデータの登録、さらには、ピポットテーブル化してグラフ作成し、分析する、報告書に必要な資料を作成する等はやはりエクセル(Excel)で実施したいものです。 楽々Webデータベースでは、使い慣れたエクセルを入出力インターフェースとして利用しながら、Webデータベース活用することができます。 いわゆる「活エクセル」、すなわちWebデータベースとエクセルのいいとこ取りです。 それでは実際にエクセルファイルからWebデータベース上の案件管理DBを更新してみましょう。 営業担当が自分の担当の案件管理情報を更新するものとします。 ここまで、営業の案件管理情報をエクセルデータベース化して、チームで共有し、案件トレースや受注予想などの資料作成する方法について紹介してきました。 さらに、チームでの案件管理の情報共有をより簡単に、よりリアルタイムに実現するために、エクセルデータベースをWebデータベース化する方法についても紹介しました。 エクセルは豊富な機能を持ち、多くの人が慣れ親しんでいるツールです。 業務の管理情報をエクセルデータベース化することで、チームの業務効率化におおいに貢献するでしょう。 さらに、エクセルの機能を100%生かしつつ、Webデータベースを併用する「活エクセル」はエクセルデータベースの適用範囲を大きく広げます。 「エクセル+Webデータベース=活エクセル」は非常に強力です。 関連記事 エクセルのお悩み解決します! Excel業務を、Excel関数、VBA、RPA、Webデータベースを使って効率化 現場が自力で業務を素早く効率化.

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Excelをデータベースとして活用する ~エクセル基本操作

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エクセル基本操作 8回 Excelをデータベースとして活用する方法 Excelでのデータベース機能には、次のようなものがあります。 並べ替え、検索、集計、抽出(フィルタ) Excelには、データベース化したものから目的のデータを検索したり、項目別に集計したりできるデータベース機能が用意されています。 また、データベースから条件に合致するデータを抽出できる「データベース関数」も用意されています。 データベース機能を使うには、データをExcelがデータベースとして認識できるように、「リスト」という形式の表で作成する必要があります。 データベース機能は、基本的にデータが「リスト」でまとめられていないと 使う事ができません。 そこで、今回は、その準備としてのリスト形式でまとめるポイントを説明します。 リストとは リストといっても特別なものではありません。 リストは、表の先頭行に列見出し(列ラベル)があり、列ごとに同じ項目のデータが入力されている一覧表のことです。 エクセルでごく普通に作成している表そのものです。 ただし、Excel でセルの範囲をリストとして指定しないと、リストのユーザー インターフェイスが組み込まれないので、便利な機能を使うことができないのです。 リストの作成 あるセルの範囲を『ここをリストにするぞ』と宣言することで、リストができるのです。 表を「リスト」へ変換する操作法.

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Excelのデータベース機能の使い方 [エクセル(Excel)の使い方] All About

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データベースの作り方 始めに、データベースとはなにか、そしてデータベースの作り方についてみてみましょう。 データベースとは? まずは、データベースとは何かからです。 データベースとは「情報が集まったもの」を言い、特にコンピュータ上で扱うデータを指すことが多いですが、紙媒体である電話帳や辞書も「データベース」ということができます。 しかし「情報が集まったもの」すべてがデータベースではありません。 データベースは「関連するものが整理・統合」され、「検索・活用」しやすくされたデータである必要があります。 「関連するものが整理・統合」されているとはどのようなことでしょうか? 例えば、日ごとの売上のリストがあり、それとは別に日ごとの仕入れのリストがあるとします。 当然、売上のリストには売り上げのデータのみが入力されており、逆もまたしかり、というのが整理の一種です。 さらに、同じ列に売上金額が入力されている、というのも同様です。 また統合とは、ダブったデータがある時には一つにまとめられているということで、例えば同じ売り上げデータが2つないような状態にすることを言います。 その他検索のしやすさ、活用のしやすさも考えてまとめられた表が「データベース」なのです。 ではなぜデータベース化を行うのでしょうか? データベース化を行うと、次の機能が使いやすくなります。 これらをできるようにするために、データベース化が必要なのです。 データベースの作り方 では、実際にエクセルでデータベースを作ってみましょう。 エクセルでデータベースを作る時には「テーブル機能」というものを使うと便利で、その際には3つ気を付けることがありますのでそれぞれ説明します。 先頭行は項目名にする まず注意することの一つ目は「先頭行は項目名(タイトル行)にすること」です。 最後にテーブル機能で行う「テーブル化」ではタイトル行が必要です。 ですから、先頭行は必ずタイトル行にしましょう。 データは1行1件 二点目は「データは必ず1行1件にする」ことです。 例えば、上の例のように一人に2つの住所があるからといって2行使ってはいけません。 一部の内容が違っていればデータのダブりにはならないと考えましょう。 なお、セルの結合や空白セルも同様の理由でやってはいけませんので、併せて注意しましょう。 データベース部分は他と離す 三つ目として、例えばタイトルやメモとして記録しているもの、表をもとに計算したデータなどはデータベース部分と離して作成することが必要です。 テーブル化する時に不要なものがデータベース部分にくっついていると、適切な範囲を取得できません。 ですから、データベース部分は他と離す必要があるのです。 テーブル機能を使ってテーブル化 最後に、テーブル機能を使ってテーブル化を行います。 データベース部分のセルのどれかにカーソルを合わせた状態で、「挿入」タブにある「テーブル」をクリックします。 すると、自動でデータベース部分が認識されます。 そのままOKを押すとテーブル化が完了です。 テーブル機能を使うと、集計やフィルタリング、重複の削除などが簡単に行えるようになり便利ですよ。 データベースをもとによく使われる機能を紹介! では次に、データベース化したデータをもとによく使われる機能を2つ紹介します。 データの抽出(フィルタリング)の仕方 一つ目は、データの抽出(フィルター)機能です。 先ほど紹介したテーブル化を行った場合にはすぐに使えますし、そうでない場合でもタイトル行のセルを選択した後「データ」タブの「フィルター」を押すと使えます。 フィルター機能の使い方は次の通りです。 フォーム機能の使い方 次に、フォーム機能を紹介します。 フォーム機能とはデータがフォーム形式で表示されるもので、大量のデータ入力などの際にとても便利です。 フォーム機能を使えるようにするための手順は次の通りです。 (1)「ファイル」タブを押す (2)「オプション」をクリックする (3)「リボンのユーザー設定」を選択し、任意の場所をカーソルで指定し「新しいタブ」をクリックするとともに必要に応じて名前を変更する (4)画面右側の追加したタブをクリックし、画面左側の「コマンドの選択」を「すべてのコマンド」にした後中央部分程度までスクロールし、「フォーム」選択後「追加」をクリックする (5)表のいずれかのセル選択後に新しく追加したタブをクリックし、「フォーム」ボタンを選択する (6)完了 これでフォーム機能が使えるようになります。 なお、タブに追加するまでの(1)~(4)の作業は1回きりになっています。 おすすめのデータベーステンプレートはこれ! 最後に、おすすめのデータベーステンプレートのダウンロードサイトを紹介します。 Officeテンプレート まずは「MicrosoftのOfficeテンプレート」からです。 Microsoftではエクセルやワード、パワーポイントのテンプレートを無償で提供しており、個人用から業務用まで様々なものをダウンロードできます。 例えば、業務用でいうと日々のセールス活動の予算や成果を記入でき、計画的に管理できる「売上管理表」や、確定申告で使用する公式収支内訳書の作成に活用できる「収支管理表」、顧客の情報を管理活用しやすい「顧客管理表」などがあります。 エクセルカードHARI 次に「エクセルカードHARI」も面白いです。 エクセルカードHARIはフリー版で最大100項目、データ件数1万件を管理できるデータベースソフトです。 入力はフォームがあって入れやすくなっています。 また、一覧表は項目を選んで出力することができます。 ダウンロードはから行えます。

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