マニュアル作成 仕事。 これがあれば大丈夫!すぐ仕事を覚えるための自分用マニュアル

なぜマニュアル作成をする必要があるの? マニュアル作成の重要性

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メモの取り方 根本的なお話ですが、メモは手帳やノートに書いてますか? スマホやタブレットはだめですよ。 書く方が覚えられますし、上司の前ではよろしくありませんね。 充電切れとか最悪ですからね。 おすすめはノートです。 教えてもらいながらのメモになるので、殴り書きになりやすいですが メモなんで大丈夫!できれば「いつ・どこで・だれが」ってのは書き込みきましょう。 あとで思い出す時に役立ちますし、教えてもらった人の名前もあれば聞き直すこともできます。 そして、手順としては仕事中にノートへメモ。 仕事が終了したら手帳タイプにマニュアル作成という流れです。 最初からまとめて書いてしまうと後で見直してもわかりにくいですからね。 自分用マニュアルの作成 仕事を教えてもらったら、その場で思い浮かぶ質問はしてしまいましょう。 そこから「自分用マニュアル」の作成です。 このマニュアル作成のポイントは2つ。 自分専用となるため自分の言葉で書き込みをすることが大切です。 メモを取った日なら殴り書きで書いていたことも思い出せます。 メモをそのままにすると、それはただのメモですからマニュアルにはなりません。 また、その日のうちにやることで復習できます。 復習は覚えるための必須項目です。 まとめ これが習慣になれば仕事を覚えるも苦になりません。 僕は今では覚えが悪くて怒られることがなくなりました。 ・メモとマニュアルはわける ・問題解決はその場で解決 ・自分用マニュアルで復習 最初は優しく「わからないことあれば聞いてこい」という上司でも 「何回目?」って鋭い眼光でにらまれることはなくなりますよ。

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マニュアルが業務を効率化させる? 仕事の成果を上げるために必要なこと

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業務マニュアルの企画段階では次のような項目を決める必要があります。 〇 読み手の属性は、新人?管理職?アルバイト?社員? 〇 読み手のスキルレベル(習熟度)はどれくらいを想定するか? 〇 業務で要求されるスキルは何か? 〇 マニュアルは組織内で制作するか、アウトソース(外注)で制作するか? 〇 マニュアルに記載する情報量はミニマム(基本の業務を記載し、読み手の裁量にゆだねる)か、マキシマム(業務の全てを記載する)か? 〇作業経験者の退職等、業務引き継ぎに時間制限がある場合は、 作業経験者が最後まで制作に関われるか? 業務の全てをマニュアルに記載すると、個人の裁量がない「マニュアル対応」を生み出しやすくなってしまいます。 読み手のモチベーションも低下しやすく、業務内容をどこまでマニュアル化するかは、組織のポリシーが表面化する部分なので慎重に決める必要があります。 その際、訪問の頻 度や面談所要時間についても検討するようにします。 2.訪問計画の立案 訪問先の計画を立てたら、一定期間における訪問予定表を作成します。 訪問予定表の作成にあたっては次のような点に留意してください。 〇訪問予定表は、1ヵ月、1週間、1日の単位で作成すること。 〇訪問の順路は、重複や迂回は避け合理的なものになるようにすること。 〇訪問先別に時間を適切に配分すること。 〇訪問先と訪問時間には弾力性を持たせるようにすること。 3.訪問準備 訪問準備はくれぐれも怠らないようにしてください。 いわゆる段取りと いうことになります。 その善し悪しが結果を左右することになるということを肝に銘じておいてください。 訪問準備も顧客の種類によって違いがあります。 会社概況(名称、所在地、代表者、業績の推移など)は的確に把握しておかなけれ ばなりません。 また、アプローチの仕方や説得の方針、予想される対応への処し方、資料などをあらかじめ準備してください。 そのうえで、最近の実績や競合先の動向などについても調べておきます。 なお、既存顧客を訪問する場合は、その目的を明確にしておかなけれ ばなりません。 たとえば、新商品の紹介であるとか、新しい企画の提案といったところです。 また、訪問時の話題を収集しておくこと、社内関係者と連絡を取っておくこと、販促ツールを準備しておくことなども忘れてはなりません。 ほろこびや破れがあると、機械に巻き込まれる危険があります。 棚には場所および位置が表示されています。 材料が重い場合にはフォークリフトを使ってください。 フォークリフトが運転できないときは運転できる人に依頼してください。 みだりに持ち場を離れてはいけません。

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業務マニュアルを作らないのは何故?作ろうという発想すら無い?

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最初から100点のマニュアルを目指さない• マニュアルを使う人を想定して作成する• 作業の目的を記載する• 作業の時系列に沿って記載する• 図は積極的に活用する• 作業のチェックポイントを記載する• 専門用語、社内用語、略語を控える 最初から100点のマニュアルを目指さない まず、1つ目のポイントが最初から完璧なマニュアルを目指さないことです。 いきなり拍子抜けした方もいるかと思いますが、もちろん理由があります。 まず、業務マニュアルはお客さんが見るものではなく、社内の同僚が使うものです。 従って 見栄えや体裁がどうであっても、同僚が業務をこなせればそれで役割は果たしています。 作成する目的はきれいな資料を作ることではありませんので、この点は気を付けましょう。 また、 業務プロセスというものは、常に同じではなく、時代とともに進化していきます。 新しいシステムを導入したとか、取引の内容が変わったとか様々な要因で変化するので、1,2年すると業務マニュアルに修正すべき箇所が出てきます。 そのため、どのみち修正が入るマニュアルの作成に時間をかけることに意味はありません。 むしろ、経理部の皆さんが加筆して補っていくくらいのマニュアルのほうが使い勝手がいいものです。 マニュアルを使う人を想定して作成する 次のポイントは、マニュアルを使う人を想定することです。 新卒の方に向けて作っているのか、中途入社の方なのか、社内異動してきた方なのか、ベテラン社員向けなのかでマニュアルに記載すべき内容は異なってきます。 あなたが作成している業務マニュアルは、もちろんその業務を行う方が見るものです。 その業務を行う方にとって、無駄な説明は省略して構いませんし、補足が必要なら参考情報も盛り込むべきです。 作業の目的を記載する 続いてのポイントは、作業の目的を記載することです。 よくある例として、「~のデータを抽出する」というものです。 これの何が良くないのかというと、 業務改善につながりにくいためです。 また、システムや運用が変わってもマニュアルを修正できます。 何のためにデータを取っていたのかが分からず、盲目的に作業する人が出てこないためにもぜひ記載したいポイントです。 作業の時系列に沿って記載する このポイントは業務マニュアルの見やすさをアップさせます。 1ページを見て、5ページを見て、戻って2ページを見てというマニュアルでは、マニュアルを見ることに時間を取られますし、全体感を理解しづらいです。 上から読んでいき、その手順通りやれば完成するように作成することが大事です。 図は積極的に活用する これは視覚的に理解度を上げるためです。 実際に、 画面を見せたほうが早い説明は図で済ませてしまいましょう。 1つ目のポイントにも繋がりますが、図の大きさとか解像度とかにこだわる必要はありません。 作業のチェックポイントを記載する 次のポイントは、チェックポイントを記載することです。 初めて作業を行う人にとって、手順通りに行っていたとしても、正しく出来ているか不安になるものです。 従って、 正確にできているか判断できるポイントがあれば、記載しましょう。 それが確認できるだけで、安心して作業を進められますので、業務マニュアルにも加えておきましょう。 専門用語、社内用語、略語を控える 最後のポイントが、専門用語、社内用語、略語を控えるということです。 業務マニュアルに理解できない言葉が出てくると、正しく理解できず作業が進みません。 調べて解決するものであればまだいいのですが、社内用語や略語はその会社特有の表現だったりして、分からないままの可能性もあります。 また、こうした用語が連発されると、初心者にとってはかなりの拒否反応が出てきます。 初めて読む人でも理解できるように難しい表現は避けましょう。 どうしても使う場合は、脚注をつけるなど、少し配慮してあげると良いでしょう。 まとめ 以上が、経理の業務マニュアルを作る上で大事な7つのポイントです。

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