議事録 送付 メール。 議事録の書き方・例文集~上司も認める議事録の書き方をマスターしよう!~

議事録の書き方・例文集~上司も認める議事録の書き方をマスターしよう!~

議事録 送付 メール

英語のメールの件名で省略される日本語の件名フレーズ 省略されるのはこれ! ~の送付(Delivery of~) ~の添付(~Attached) ~のお知らせ(Notice regarding~) ~の回答(Response to~) 件名には、メールの要件を簡潔に相手に伝えてビジネスのやり取りをスムーズにする役割があります。 これは、日本語でも英語でも変わりません。 ただ、日本語には漢字があるので、英語よりも多くの情報をメールの件名に盛り込むことができます。 英語には漢字のような便利なものがないのでメールの件名においては、文字数がかなり制限されます。 このため、 英語のビジネスメールの件名では、 「余計な情報は盛り込まない」という暗黙のルールがあります。 「余計な情報」とはなにかといえば、 お互いに分かり切っている情報です。 たとえば、 「~の送付」や「~の添付」は わざわざ件名に書かなくても、資料などが送付されていたり添付されていれば、このメールは資料を送付するために送られたメールだと、 メールの受信者はすぐに分かります。 同じように、 「~のお知らせ」も件名に書かなくても、たとえば、件名に「メールアドレスの変更」とあれば、「メールアドレス変更のお知らせ」と書いてなくても、このメールはメールアドレスの変更を知らせるためのお知らせのメールだと、 メールの受信者はすぐに理解できます。 このように、 日本語のビジネスメールの件名でよく使われている表現であっても、 英語では文字数の制限から 省略されているものをご紹介しておきます。 この件名が出てきたら、英語では表現しないと覚えておくと、英語の件名を考えるのに役に立つかと思います。 英語のビジネスメールの件名「~の送付」 日本語のビジネスメールの件名では、資料や書類を添付して送付するときに、「会議資料の送付」というように「~の送付」とすることがよくあります。 「delivery」( ディ リ ヴァリィ)は、「配送」「配達」という意味の名詞です。 でも、 「~の送付」にあたる「Delivery of~」まで件名に入れると長くなるので、 英語のビジネスメールの件名では省略されます。 上で説明したとおり、「~の送付」と件名に書かなくても、資料や書類が添付されていれば、メールの目的は分かるので、英語のビジネスメールの件名ではあえて書きません。 商品ABC出荷のお知らせ Shipment of Products ABC 英語のビジネスメールの件名「~の回答」 「~の回答」も 英語のビジネスメールの件名では省略されます。 日本語のビジネスメールの件名では、お問い合わせや質問の回答をメールで送付するときに、「お問い合わせの回答の件」や「ご質問の回答」というように「~の回答」とすることがあります。 たとえば、 「ご質問の回答」を英訳すると、 「Response to Your Question」(リス パンス トゥ ユア ク ウェスチョン)となります。 「response」( リス パ ンス)は、質問に対する「返答」「回答」という意味の名詞です。 でも、英語のビジネスメールの件名では、「Response to~」は、あえて書きません。 というか、 問い合わせや質問の回答のメールで送るときには、 件名を変更することはしません。 なぜなら、 問い合わせや質問に対する回答のメールの件名は、特に なにもしなくても、問い合わせや質問のメールの返信だと相手がわかるので、件名を変える必要がないからです。 問い合わせフォームからきた問い合わせや質問に対し、メールで返信する場合には、日本語で 「お問い合わせの件」とするように、 「~の件」にあたる 「Regarding」(リ ガーディング)を使って、 「Regarding Your Inquiry」とします。 「regarding」は、 「~に関して」「~について」という意味の前置詞で、 メールやレターの件名で、「~の件」というときに使われますので、覚えておくと便利です。 英語のビジネスメールで 問い合わせや質問の回答をするときは、 件名は、特にいじらないと覚えておきましょう。 英語のビジネスメールの件名の頭文字は大文字にすべき? 以前は、 英語のビジネスメールの件名の頭文字は、大文字にすることが一般的でしたが、最近では、特に 大文字でなければいけないというルールはありません。 メールの受信者が分かりやすければ、 大文字でも小文字でも構わないというのが慣習です。 よく使う英語のビジネスメールの件名5選! 「~の送付」や「~のお知らせ」という表現は、英語のビジネスメールの件名では省略されることはお分かりいただけましたか? それでは次に、よく使われるビジネスメールの件名をご紹介します。 1.英語のビジネスメールの件名「問い合わせ」「質問」 使うのはこれ! Inquiry about~ (インク ワイアリー アバウト) Question about~ (ク ウェスチョン アバウト) 何かについて問い合わせや質問をするときには、メールの件名に「Inquiry about」「Question about」を使います。 「inquiry」(インク ワイアリー)は、 「尋ねること」「問い合わせ」という意味の名詞です。 「question」(ク ウェスチョン)は、もうおなじみかと思いますが、 「質問」「疑問」という意味の名詞です。 「~に関して」は、 「about」だけではなく、「~の件」のところでご紹介した 「regarding」(リ ガーディング)、 「on」( オン)、 「concerning」(コン サーニング)も使えます。 問い合わせや質問に関するメールの件名の例 Question about Weekly Meeting 定例会議に関する質問 2.英語のビジネスメールの件名「初めての人への挨拶」 使うのはこれ! Welcome to our team! ( ウェルカム トゥ アワ ティーム) Introduction — xxx ( イントゥロ ダ クション) 新しく入社したり、異動になって部署に加わった人に挨拶のメールをおくるときの件名は「Welcome to~」や「Introduction」を使います。 「welcome」( ウェルカム)は、 「ようこそ」という意味の間投詞です。 新しく入社してきた人や部署異動したきた人などに初めてメールを送るときの件名として、社内メール用ですが、英語のビジネスメールではとてもよく使われます。 このときに注意したいのが、会社への入社であっても、部署や課への異動であっても、「Welcome to our team」ということです。 ここでいう 「our team」は、 一緒に仕事をするチームの一員として歓迎していることを意味しているので、間違っても「Welcome to our company」(当社へようこそ)や、「Welcome to our department」(当部署にようこそ)と表現することがないように注意してください。 Introduction — John Smith in Sales ご挨拶 営業部のジョン・スミスと申します 3.英語のビジネスメールの件名「依頼」「お願い」 使うのはこれ! 依頼するもの+Request Request for~ ( リク ウェ ストゥ フォー) 見積依頼や会議の依頼など、何かお願いをするときのメールの件名には 「Request」(リク ウェストゥ)を使います。 「request」(リク ウェストゥ)は、 「依頼」「要求」という意味の名詞(他動詞もあります)です。 「request」のあとには、 「~のための」という意味の前置詞「for」をつけて、そのうしろに依頼するものを書きます。 または、依頼するもが短い単語で表現できるときは、依頼するものを書いたあとに、「request」をつける書き方も一般的です。 依頼やお願いのメールの件名の例 Meeting Request 会議のお願い 4.英語のビジネスメールの件名「相談」 使うのはこれ! Need your advice ( ニード ユア アドゥ ヴァイス) Your Advice Please ( ユア アドゥ ヴァイス プ リーズ) メールで何か相談するときには、 「アドバイス」という意味の名詞「advice」(アドゥ ヴァイス)を使います。 「Need your advice」は、直訳すると、「あなたの(your)」「アドバイスが(advice)」「必要です(need)」という意味で、英語のビジネスメールの件名で使われると 「ご相談」という意味になります。 「Your Advice Please」は、直訳すると、「あなたの(your)」「アドバイスを(advice)」「お願いします(please)」という意味で、英語のビジネスメールの件名で使われると 「ご相談」という意味になります。 または、先ほどの「Request」を使って、 「Request for your advice(アドバイスのお願い)」としても、 「ご相談」という意味になります。 5.英語のビジネスメールの件名「アポイント」 アポイント依頼の件 Request for appointment ( リク ウェ ストゥ フォー ア ポイントゥメントゥ) Appointment Request (ア ポイントゥメントゥ リク ウェストゥ) アポイントを取りたいときに送るメールの件名は、「依頼」や「お願い」のメールの件名に使う「Request」を使って、「Request for appointment」または「Appointment Request」とします。 アポイント確認の件 Confirmation of appointment ( コンファ メ イション オブ ア ポイントゥメントゥ) 取ったアポイントの確認をしたいときに送るメールの件名は、「確認」という意味の名詞「confirmation」(コンファ メイション)を使います。 「confirmation」のあとには、「~の」という意味の前置詞「of」を使って、「Confirmation of appointment」とします。 アポイントの変更依頼の件 Request for rescheduling appointment (リク ウェストゥ フォー リス ケ ジューリング ア ポイントゥメントゥ) Request for change of appointment (リク ウェストゥ フォー チェインジ オブ ア ポイントゥメントゥ) 取ったアポイントの変更をお願いするときに送るメールの件名は、「依頼」や「お願い」のメールの件名に使う「Request」を使います。 「変更」を表す英単語としては、日本語でも「リスケ」でおなじみの、予定を「変更する」「再調整する」という意味の他動詞「reschedule」(リス ケジュール)を使います。 または、「変更」という意味の名詞「change」(チェインジ)を使います。 英語のビジネスメールの件名の前によくつけるフレーズ 最後に、英語のビジネスメールの件名の前によくつけるフレーズをいつくかご紹介します。 催促するときのメールの件名 件名 読み方 意味・ニュアンス Gentle Reminder ジェントル リ マインダー ご多用中のところ申し訳ありませんが、ご確認をお願いします。 Reminder リ マインダー 念のための再送 Urgent アージェントゥ 至急 催促をするときのメールの件名については、こちらの記事の『英語の催促メールの件名はこの3つ!』で詳しく解説しています。

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ご査収の使い方について

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議事録の種類 これから作るべき議事録がどのような内容なのかを理解しないと、わけがわからないものができあがってしまいます。 まずは議事録がどういうものかということを知ることから始めていきましょう。 議事録の必要性と意味 基本的に、議事録とは様々な会議や打ち合わせの内容、経過や結論などを記録してまとめ、それを周囲に伝えるための文書のことをいいます。 ただ単に会議の内容をメモしたものを清書したものではありません。 議事録の用途は、 社内会議でのメモ書きや社内会議・研修などの備忘録から、会議報告書、株主総会、理事会議事録まで様々です。 まずはその用途と担保すべき品質のレベルを把握しましょう。 また、人は口頭で伝えただけでは話が食い違っていたり、勘違いがあったりということがよくあります。 たとえ参加していても、聞き逃していたり、すっかり忘れてしまったりすることがあるので、認識違いがないように議事録を作成し、 参加していない人も含めて 情報共有をはかるために作成するものだということを理解しましょう。 議事録の作成時に課題になること 議事録作成にあたって、まず、いちばん大切なことは 会議で何が決まったかということです。 会議の背景や前提がわかっていない、また目的や専門用語が飛び交う場合はその内容が理解できていない、 また、文章上の言い回しが決められないと議事録は書けません。 まず、いちばん大事なことは決定事項です。 まずはこれをはっきりさせ、そのために やるべきこと(ToDo)を洗い出します。 この2つを必ず抑えておくようにしましょう。 次に議事録を書く上で、どのように書いていいのかがわからず、 考えながらあれこれ書いているうちにまとまらずに時間だけが過ぎていってしまう…ということもあるでしょう。 前述の通り、 ・話し合ったこと(議題) ・その答え(決定事項) ・やるべきこと(ToDo) この3点を最初に書き出します。 次に会議が行われた 日時、場所、参加者、欠席者を書き出します。 最後は 決定事項に至った過程をかいつまんで書いていけばいいのです。 上司が見ている議事録のポイントは「文書として美しく、簡潔で知りたいことがわかるか」 上司から議事録を頼まれたら、「上司に怒られたくない」のできちんと書いて「上司を見返したい」と思うはずです。 では、上司はどこをチェックするのでしょうか。 まず、議事録は会議が終わったら速やかに作成し、できれば当日中に配布することを上司は求めているでしょう。 なぜなら、重要なことを決めるために行われた会議ですから、配布が遅れれば、参加者などから上司が指摘を受けるかもしれません。 また、時間が経ちすぎれば細かいことは忘れてしまうかもしれませんし、スピードが求められる部署では利益にも響いてくることにもなります。 次に上司は議事録の内容について以下の3つを重視するでしょう。 ・決定事項が正しく書かれているか ・読みやすくかかれているか ・内容が簡潔にまとめられているか 議事録は会議に参加していない人が後から読んでも理解できなければいけません。 そのため、上司はもちろん、誰が読んでもわかりやすく、そして簡潔にまとめられていることが求められます。 議事録作成時のコツは「事前準備」と「構成力」 「議事録を制する者は会議を制する」といいます。 事前準備として上司や先輩などから、過去の議事録や関係ファイルを入手しておきましょう。 また、慣れるまでは、過去の議事録をお手本にして、それに習って作れば手早く作ることができるでしょう。 会議の要点・目的を知っておく 議事録作成を頼まれた瞬間から、「聞いていればいい」「参加すればいい」という立場ではなくなりました。 まず、何を目的とした会議なのかを理解せずに、参加してはいけません。 当たり前のことですが、会議の目的をしっかりと認識し、準備を整えてから会議に臨みましょう。 これがわかっていないと、適切な議事録はいつまで経っても書くことができません。 特に 5W2Hに基づいて事前にわかるところは会議の前に調べておき、明確にしておくようにしましょう。 それが後の議事録作成に役立つはずです。 <5W2H> Why(なぜ)、What(何を)、When(いつ)、Who(誰が)、Where(どこで)、How(どうやって)、How much(いくら) 会議前に議事録の構成を決めておく 実は、会議を事前にシミュレーションし、それに沿って会議を進行させれば、「議事録は会議前に作れる」ものなのです。 そのためには、以下の項目を押さえておくことが重要です。 ・基本項目(会議名(標題)、日時、場所、参加者、議題) ・各項目の表記方法(西暦、24時間表記など) ・記載項目(背景・前提、会議の課題、決定事項とアクション(To Do)) また、会議の前提と課題を知り、その理由も押さえておくようにします。 加えて、会議で出てきそうな専門用語を事前に調べておくという作業を事前に行っておくことによって、会議の理解度がさらに深まります。 メモをする。 手書きメモの場合は図式化してスピード化 議事録作成にあたっては参加者の発言を正確に記録することが大切です。 手書きによるメモが基本ですが、パソコンやICレコーダーなどを利用する場合は、持ち込んでよいかを必ず事前に確認しておきましょう。 ICレコーダーを併用することで、後から不明点が出たとしても安心できますので、ぜひ活用しましょう。 会議中の会話をその場ですべて書き取ることは不可能ですから、工夫しながら自分に合ったメモの取り方を作っていくようにしましょう。 メモがうまく取れるようになれば議事録作成も素早くできるようになるはずです。 メモの取り方には、以下のようなコツがいくつか存在します。 ・ 質問・回答時は主語と目的語を必ずメモすること ・手書きの場合、 文章ではなく図式化する工夫を行う ・主語と目的語が不明確な場合、会議の場で明確化する ・PCの場合、使い慣れたツール、エディタを準備しておく 要約しながら書くには、以下のように重要な箇所のみをメモをしていきます。 また、以下のように「図式化しながら書く」ことでスピードアップがはかれますし、後から見てもわかりやすいメモになります。 もちろん、誰が提案したのか、どんな目的でというメモも忘れずに空きスペースに書いておきましょう。 また、よく聞き取れなかったことやわからなかったことは、その場ですぐに確認するかそれができない場合は、 後からでもわかるようにサインペンなどを使って色分けするのもよいでしょう。 また、パソコンを使用する場合は、自分が使いやすいツールやエディタを使うことで より速く処理できるようになるので準備をしておくといいでしょう。 (詳しくは後述の「」を参考にしてください) メモを元に、要点を簡潔に編集 まず、議事録は自分だけが読むものではなく、上司を含めた多くの人に読ませるものということを忘れてはいけません。 そのため、メモを清書するのではなく、どうまとめれば読みやすい要旨になるかを常に頭に入れておくことが大事です。 そもそも議事録は共有文書ですので、自分だけのフォーマットを使うのではなく、汎用的にまとめらることを目的としましょう。 具体的なフォームに関しては後述します。 また、メモで作り上げた情報に、5W2Hに注意しながら内容を補足し、ビジネス文書として仕上げることを意識しましょう。 議事録の訂正・修正方法 議事録作成に慣れていない場合、訂正方法に関して、その正しい方法を知りたいということがあるでしょう。 経験が浅い内に書いた議事録が、上司や関係者に「よく書けている」といきなり100点を付けられることは多くはないでしょう。 むしろ、修正が必要なケースの方が多いでしょう。 この訂正・修正方法も、議事録の目的や種類によって分かれます。 例えば、社内会議の備忘録程度であれば、パソコンでそのまま修正すれば済む話ですが、 事会や取締役会議事録の場合、役所等の原本証明として使うため、訂正や修正箇所に二本線を引き、 余白に「〇字抹消、〇字加筆」と書き込み、捺印する必要があります。 このように議事録の種類によって訂正方法が変わるので注意しましょう。

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信書に該当するものを教えてください

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敬称略とは、敬称を省略することです。 敬称略は祝電や香典を読むなどの冠婚葬祭だけでなく、ビジネスシーンでも使用されます。 会議での名簿など参加人数が多い場合は、作成時に敬称略して作成する場合が多いです。 敬称略を正しく使用すれば、目上の人に対しても失礼に当たりません。 敬称略についてご紹介します。 敬称とは 敬称とは、敬意を表す呼び名のことで、人の名前に添えて敬意を表す言い方を指します。 例えば、「様」や「さん」、「くん」、「殿」があげられます。 会社や書籍に対して敬意を表す言い方としては、「貴社」や「高著」があげられます。 敬称は相手に合わせてさまざまな表現方法があります。 敬称略の意味 敬称略というのは、人の名前を列記する際に、「様」「さん」などの敬称を省略することです。 何も断りなく敬称を省略して名前を列記すると失礼に当たります。 敬称を省略するなら、リストのどこかに省略していることを明記する必要があります。 リストの片隅に「(敬称略)」と記載するようにしましょう。 役職は敬称略できるか 敬称略できるのは「様」や「さん」だけなのでしょうか。 「様」や「さん」だけでなく、役職も敬称略することができます。 リストに記載された役職を気にする人は多いです。 また、会社によっては役職の名称が異なっている場合もあるので、リストにする際にトラブルを避けたいのであれば役職も敬称略するほうが好ましいです。 敬称略の使い方 敬称略は、名前のリストとは別に表示したいため、括弧に囲まれて使われます。 氏名と並べて、氏名と区別できれば、前でも後ろでもどちらでも構いません。 また、「出席者一覧(敬称略)」といった具合に、リストのタイトルに付けて用いることも多いです。 議事録での敬称略の使い方 議事録であっても敬称略を使用することができます。 しかし、敬称略を使用しても良いのは会議が社内の人のみで行われる場合です。 社外の人が参加している会議であれば、その議事録を作成する際は、なるべく敬称を略さないように名前を記載するようにしましょう。 社外の人はお客様となるため、敬称略をすることは失礼に当たります。 書く位置 社内の人だけで会議が行われる場合には、敬称略を使用したとしても役職の高い順に並べて議事録を作成するようにしましょう。 役職順で並べて序列を明確にしておくのが好ましいです。 社外の人がいる場合は、高い序列で記載します。 社外の人はお客様となるため、社内の人よりも先に記載しておくのがマナーです。 例文 議事録で敬称略を使用する場合の例文をご紹介します。 出席者一覧の横に敬称略と記載して、役職順に並べます。 ビジネスメールで敬称略を使用しても良いのでしょうか。 メールで敬称略を行うのは失礼に当たります。 社内でのメールでは役職と氏名を記載し、敬称を付け足すのが一般的です。 ビジネスメールで社員名簿などのリストを送信する場合は、敬称略を記載しても良いですが、宛名で敬称略を使用するのは控えましょう。 書く位置 ビジネスメールでの宛名では、敬称略を使用するのは失礼になるので控えましょう。 ビジネスメールで社員名簿などを送る場合は、一覧の横に(敬称略)を記載します。 一部社外の人が含まれる場合などは、社外の人の名前の横に(敬称略、順不同)と記載しておくと良いでしょう。 例文 敬称略は、社内の人の名前のみであれば、名簿一覧の横に記載して、社外の人が含まれるのであれば、該当する人の名前の横に記載します。 ・社内の場合 社員名簿一覧(敬称略) 池田 一郎 鈴木 太郎 ・社外の場合 社員名簿一覧 池田 一郎 上田 花子(敬称略、順不同) 転職を行う際には、敬称略などのビジネスマナーを身に着けておきましょう。 転職に自信がない人は、マイナビエージェントを使用しましょう。 マイナビエージェントでは、転職のプロがカウンセリングを行ってくれるため、一人では気づくことができなかった強みやアピールポイントも引き出してもらうことができます。 順不同は五十音順と同義 敬称を省略して、順序に意味のない氏名のリストを作るのなら、五十音順にするのが一般的です。 この五十音順は、会社名を列記する場合にも使われます。 なお、リストに載せる会社名は、正式な名称でなければなりません。 「株式会社」が前か後かで、違う会社になることもありますので間違えないようにしましょう。 順不同の使い方 五十音順でリストを作ったのであれば、それを明記する方法もあります。 敬称略と五十音順という2つの言葉を組み合わせて、「(敬称略、五十音順)」と明記するようにしましょう。 このように明記していれば、重要人物が異なった順番で記載されていたとしても失礼に当たることはありません。 敬称略を失礼なく使おう 社会人になると、相手の肩書しだいで話をする内容が変わることもあります。 目上の方には敬語で話すのが基本です。 しかし、そんな立場の上下に関係なく、仕事でリストを作成しなければならないことがあります。 その場合には、敬称略を正しく使用して、目上の人に対して失礼に当たらないようにしましょう。 「順不同」と「割愛」の意味とは 「敬称略」以外にも、「順不同」や「割愛」もプレゼンや会議などのビジネスシーンでよく使用される言葉です。 「順不同」は順番が揃っていないことを意味しており、企業名を記載する時などに使用し、「割愛」は必要な説明を時間の関係上省くことを意味します。 どちらの言葉も間違えて使用しないように意味を理解しておきましょう。 今の仕事を続けていいのか不安に感じる 「仕事は楽だし、楽しいけれど、本当にスキルがついているか不安…」と思われる方も多いのではないでしょうか? じつは、転職の理由として「将来への不安」をあげる人は多く、転職理由としてもポピュラーなものなんです。 「転職すれば解決するのか分からない」「自分に原因があるかも…」 そう考えてしまうあなたには、マイナビエージェントに相談することをおすすめします。 マイナビエージェントなら、あなたの将来のキャリアプランや、習得すべきスキルまで相談にのってくれます。 また、あなたのキャリアプランにあった職場の情報やスキルも教えてくれるでしょう。 もちろん、利用や登録は無料なので、悩みを相談するだけでも大丈夫! まずは無料会員登録してみましょう!.

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